こんにちは、マクロミル社内システム担当の平野です。
2021年も残りわずかとなり、オンラインでの忘年会や新年会を企画されている方も多いのではないでしょうか。こんなご時世だからこそ、オンラインを活用しながら例年なら楽しんでいたことを実現させたいですよね。今回はマクロミルがオンライン会議や懇親会に活用しているツールの活用事例をご紹介します。これからオンラインを活用してイベントを企画されている方の参考になればと思います。
導入している会議ツールは？
マクロミルでは多くの企業様で導入されていることや利便性を考慮して、オンライン会議や懇親会にZoomもしくはTeamsを利用しています。2020年当時に導入済みのツールでは、全社員規模の会議の実施や、対面の懇親会では可能な「自由にテーブルを移動しながら少人数で行うコミュニケーション」ができないことが課題になっていました。
そのため、2020年の年末には、社員からの要望もあり、自由に席を移動しながら会話を楽しめるツール「Remo」を導入しました。また、マクロミルの全社員1,000人以上が一堂に会する機会をオンラインでも実現できるよう、Zoomのライセンスを追加で購入することにより環境を整備しました。
会議ツールはどう使い分ける？
・Zoomの活用事例
全社員を対象に2021年の年初にオンライン新年会「New Year Online Meetup！」を開催し、400名以上の社員が参加しました。2020年を振り返るオープニング映像を流したり、ブレイクアウトルーム機能を使ってクイズ大会や社員同士でこれからの働き方を考えたりと、様々な企画を実施し非常に盛り上がりました。このイベントをきっかけに「キックオフミーティング」をZoomのウェビナー機能を利用して開催しています。この「キックオフミーティング」は経営陣が、期の振り返りや今後の方針などを社員に向け話をする場として実施しているものです。これまでは半年に一度、全社員が一堂に会して実施していたのですが、コロナ禍以降は、録画した動画をWeb社内報の「NOW」で公開する形で対応をしており、経営陣からの一方向の情報発信となっていました。今年はZoomの利用により、プレセンターである経営陣へチャットで社員が直接質問をし、それに経営陣が答えるという双方向のコミュニケーションが可能になりました。
このキックオフミーティング以外にも、入社式や社外向けセミナーのような数百人規模の会議にはZoomを活用しています。
↑オンライン新年会「New Year Online Meetup！」の企画概要を説明しています。
・Teamsの活用事例
私が所属するGlobal IT本部の第2プロダクト開発部では、Teamsを利用して2021年度の新入社員の歓迎会を実施しました。前半は20名ほどの参加者全員で1つのミーティングルームで会話をし、後半はブレイクアウトルームを活用し、部内のチーム（5～6名）ごとに交代で新入社員とコミュニケーションを取る機会を設けました。リモートワーク環境下で既存社員同士の交流が少なかったこともあり、この歓迎会をきっかけにさらに部内の親睦を深めることができました。普段の業務では社員間のコミュニケーションにTeamsを活用していることが多いため、十数名規模の会議には操作に慣れているTeamsを利用することが多くあります。
↑このようなお品書きも用意して、楽しみました。
・Remoの活用事例
プレママ・ママ社員が参加する「ミルママ」という社内サークルがあり、産休・育休復職シーズンを前に例年3月ごろに産休・育休中のママ社員と交流するランチ会を開催しています。Remoの利用により、オンライン上でバーチャルな席移動が自由にできるため、久しぶりに話したい人やこれまで関わりがなかった人とも交流することができました。ZoomやTeamsではブレイクアウトルームへの移動は主催者によるコントロールが必要ですが、Remoではその必要はありません。まるで対面での懇親会のような感覚をオンラインでも実現できる点がRemoの優れたところです。
↑Remoではこのように参加者が自由に席を移動できます。
Global IT本部のツールを駆使した新年会
Global IT本部では毎年、システムの安定稼働を神社で祈願し、その後新年会を開催することが恒例になっていました。コロナ禍で大人数で集まることが難しくなった中、2021年1月にはRemoで新年会を開催し、50名ほどのメンバーが部署・チームの垣根を越えて交流しました。Remoは頻度高く使用するツールではないため、基本操作がわからず参加者が戸惑うようなシーンもありました。常用していないツールを利用する際は参加者に操作手順を事前に共有しておくとスムーズに運用できるという気づきもありました。
Remoでは参加者全員が１つのミーティングルームに集合して会話をすることができません（主催者のみがスピーチ可）。そのため、新年会の延長で開催された二次会は一次会よりも参加者が少なかったことと、全員で会話したいという点からZoomで開催し、一次会の盛り上がりそのままに楽しむことができました。
さまざまな会議ツールがありますが、それぞれ得手不得手があるため、利用時にはツールの仕様や特性を理解することが重要です。その上で、人数や開催の目的に合わせ、複数のツールを使い分けることでオンライン環境下でも対面時に近いコミュニケーションを実現することができると思います。この記事が会議や懇親会などのオンラインイベント開催のヒントになれば幸いです。
